هزینه یابی برمبنای فعالیت
آشنایی با مفهوم سازمان های فرآیند گرا
کلیات رویکرد فرآیندی
تعریف فرایند کسب و کار :
- فرآیند مجموعه فعالیت های متوالی و مرتبط بوده که ورودی ها را به محصول خاصی (خروجی) تبدیل میکند.
- فرآیندها دارای اجزاء مختلفی هستند (منابع انسانی، تجهیزات، قوانین، روش ها و دستورالعمل ها، ساختمان ها و فضاهای کاری)
مقاسیه سازمان ها دارای رویکرد سنتی با رویکرد فرایندگرا:
مقاسیه سازمان ها دارای رویکرد سنتی با رویکرد فرایندگرا:
مزایای رویکرد فرآیندی:
- از منابع برای جلب رضایت مشتری استفاده میشود.
- سرعت و کارایی را اغلب به نحوی شگفت انگیز بهبود میبخشد.
- به سرعت با تغییرات محیط سازگار میگردد.
- مرزهای بین بخشها را کمرنگ مینماید.
- قابلیت جامع بینی و کلان نگری در کار را افزایش میدهد.
- میزان مشارکت کارکنان را بالا میبرد.
- باعث کاهش هزینه های سربار میگردد.
معایب رویکرد فرآیندی:
- ممکن است موجب تهدید مدیران میانی و متخصصین اداری شود.
- هزینه مواد کمیاب را مضاعف میکند.
- فراگیری مهارت ها و آگاهی های جدید برای اداره تیم ها و روابط افقی ضروری است.
- زمان لازم برای فرآیند تصمیم گیری در تیم ها ممکن است افزایش یابد.
- درصورت تعریف نادرست فرآیند ممکن است ساختار کارایی خود را از دست بدهد.
طبقه بندی فعالیت ها و فرآیندها در سازمان:
- فعالیت (Activity): نقش انجام یک واحد کار را دارد.
- جریان فعالیت (Activity Flow): یک جریان کلی از فعالیت ها می باشد.
- فرایند (Process): یک گروه از فعالیت ها که در همکاری نزدیک باهم با استفاده از یک یا چند ورودی خاص، یک یا چند خروجی (محصول) تولید میکنند.
- جریان فرایند (Process Flow): یک جریان کلی از فرآیندها می باشد.
- گروه فرایند (Process Group): گروه فرآیند مجموعه ای از فرآیندهای است، که به یک بخش عمده از مسائل سازمان مربوط هستند.
- کلان فرایند (Process Category): گاهی در طبقه بندی فرآیندها در سازمان نیاز به یک سطح بیشتر جهت طبقه بندی وجود دارد در این شرایط از کلان فرآیندها استفاده میشود، که شامل مجموعه از گروه فرایندها میباشد، که بر تحقق یکی از راهبردهای (استراتژی ها) سازمان تمرکز دارند.
- درالگوی کتینگر فرآیندهای سازمان براساس استراتژی سازمان شکل میگیرند، و پس از آن براساس نیازهای فرآیندها، منابع سازمانی، ساختارهای سازمانی و سیستم های اطلاعاتی شکل خواهند گرفت. در طرح شماتیک زیر این ارتباطات نمایش داده شده است.
انواع فرآیندهای کسب وکار
تقسیم بندی 4 سطحی:
- فرآیندهای مدیریت استراتژیک
- فرآیندهای توسعه
- فرایندهای هستهای
- فرایندهای پشتیبان
زنجیره ارزش پورتر:
مدل مرکز بهره وری و کیفیت آمریکا:
شناسایی و ترسیم فرآیندهای کسب و کار
رویکردهای مختلف به شناسایی و ترسیم فرآیندها:
رویکردها مختلفی جهت شناسایی و ترسیم فرآیندها وجود دارد. براساس این رویکرد روش مستندسازی تغییر خواهد کرد. برخی از این رویکردها بشرح زیر است:
- تحلیل کسب و کار با هدف شناسایی شکاف ها و نواقص
- تحلیل کسب و کار با هدف توسعه سیستم های اطلاعاتی
- تحلیل سیستم های اطلاعاتی
- طراحی و توسعه سیستم های اطلاعاتی
اهداف مستندسازی فرآیندها:
- مدیریت دانش جریانات کاری سازمان
- مکانیسمی برای تغییر فرهنگ سازمان در راستای اشتراک اطلاعات، درباره نحوه انجا فرآیندها و جریانات کاری
- شناسایی شکاف ها و اصلاح و بهبود فرآیندهای سازمان
- حذف دوباره کاری ها
- وابستگی کمتر سازمان به افراد و کاهش اقدامات فرصت طلبانه
- شناسایی وظایف و فرآیندهایی که میتوانند اتومات شوند
- شناسایی وظایف و جریانات کاری دارای ریسک
- نظارت بر فرآیندهای سازمان
- ایجاد نقطه تمرکز جدید برای حل مشکلات و ارائه راهکار
- ایجاد همراستایی ضمنی بین اهداف استراتژیک و امور جاری
- تمرکز بر خروجی به جای تمرکز بر فعالیت ها
- طراحی اثربخش نقش ها و مسئولیت های سازمان
- درک وابستگی ها و ارتباطات بین اجزاء مختلف سازمان
- استفاده بهینه از قابلیت های فنآوری اطلاعات
- بهبود نظام ارزیابی
مراحل مستند سازی فرآیندها:
- تبیین اهداف مستند سازی
- بررسی اهداف، استراتژی ها، برنامه های توسعه، چارت سازمانی و … در سازمان
- انتخاب استاندارد مدل سازی فرآیندها
- انتخاب مدل های متناسب
- شناسایی فرآیندهای کلان
- شناسایی و مدل سازی فرآیندها
- کنترل و اصلاح مستندات
- اخذ تاییدیه
ابزارهای مستندسازی فرآیندها:
- TIBCO Software – TIBCo BPM
- INTALIO
- YASPER
- Appian – Appian Enterprice
- Macronetics – Automate BPM
- Ultimus – Ultimus BPM Suite
- Colosa – ProcessMaker
- ARIS
- QPR
- System Architect
- Rational Rose
- BPV Architect
تکنیک های عمده مدلسازی فرآیندها:
- Flow chart technique
- Data flow Diagrams
- Activity diagram
- Interaction Diagram
- Integrated Definition (IDEF) Modelling
- UML
- SAP approch
- Business Process Modelling Notation (BPMN)
بدون دیدگاه