روش هزينه يابي بر مبناي فعاليت ABC در مديريت پروژه ها
زمان انتشار: 6 شهریور
مقدمه
- شبكه هاي هزينه به جاي مراكز هزينه اي توليد، به عنوان فعاليت تعريف ميشود.
- عوامل هزينه اي كه جهت تخصيص به هزينه هاي فعاليت استفاده ميشوند، از لحاظ ساختاري در سيستم هاي هزينه يابي سنتي تفاوت دارند.
مزاياي ABC
مديريت بر مبناي فعاليت به بررسي هزينه ها به كمك روش نوين و قابل كنترل ميپردازد. همچنان كه قبلاً بيان شد، محصولات و خدمات فعاليت ها را در خدمت گرفته و در عوض فعاليت ها هم منابع را مصرف ميكنند. بنابراين هزينه تمام محصولات و خدمات برابر با هزينه كلي تمام فعاليت هايي خواهد بود كه به وسيله محصول يا خدمات به خدمت گرفته شده اند. در اصطلاحات مهندسي، كنترل به معني سازماندهي است. معمولاً سازماندهي كردن با مقايـسه كـردن آمارهـاي واقعـي بـا استانداردها انجام ميشود. فاصله بين آمارهاي واقعي با استاندارد مورد نظر، مقدار تنظيمات مورد نياز براي رساندن فرآيند به سـطح استاندارد را تعيين ميكند. ظرفيت هزينه ها معمولاً هدف اصلي كنترل است و سيستم ABC بر روي فعاليت ها (نه هزينه ها) تمركز ميكند. به وسيله تقسيم فرآيندهاي كاري به فعاليت هاي مشخص، مزيت ايـن روش مشخص ميشود.
كنترل فعاليت به جاي هزينـه از اهـداف ABMاسـت. در سيـستم هـاي، ABM كنتـرل بـا تفكيـك فعاليـت بـه دو دسـته ارزش افزوده و فاقد ارزش افزوده آغاز ميگردد. اگر يك فعاليت ارزش افزوده انجام شود، ممكن است هزينه ها و ارزش پروژه افـزايش يابد. اگر يك فعاليت فاقد ارزش افزوده انجام شود باعث افزايش هزينه ها بدون هيچ ارزش افزودهاي ميگـردد. بنـابراين يـك جنبـه مهم سيستم ABM گزارش هر دو دسته به گونه اي است كه، مديران بتوانند چگونگي تاثير خروجي هايشان را بر روي فعاليت هـاي اصلي مشاهده كنند. به طور خلاصه مي توان مزاياي سيستم هاي ABC را براي يك سازمان به صورت زير بيان نمود :
- آشكار ساختن هزينه واقعی
- بهبود و توسعه تصميم گيري
- مشخص نمودن آزادي هاي انتخاب استراتژيك
- فرآهم نمودن ابزاري جهت ارزشيابي تكنولوژي توليد
- ترغيب در جهت طراحي مجدد محصول (بهبود طراحي)
- حذف استانداردهاي سنتي
معايب آن نيز بصورت زير است:
- شركت ها را به طرف تغييرات بنيادي ديدگاهه اي خود در مورد چگونگي سازماندهي كار و خشنودسازي مشتريان به طور موثر هدايت نميكند.
- سرانجام اينكه، روش ABC نيازمند تلاش و هزينه اضافي در به دست آوردن اطلاعات مورد نياز براي تجزيه و تحليل ميباشد.
يكي از نوآوريهاي اساسي ABC تشخيص سطوح متفاوت فعاليت در سازمان است. براي تخصيص هزينه فعاليت ها در سطوح مختلف، نياز به عوامل فعاليت ساز جداگانه اي است. پنج سطح متفاوت در بيشتر شركت هاي توليدي بصورت زير است:
- فعاليت هاي توليد واحدي: فعاليت هايي هستند كه هر بار با توليد يك محصول انجام ميشوند.
- فعاليت هاي توليد دسته اي: فعاليت هايي هستند كه هر بار با توليد دسته اي از محصولات به جاي هر واحد روي ميدهند. براي مثال راه اندازي ماشين آلات نمونه اي از انجام فعاليت هاي دسته اي هستند.
- فعاليت هاي توليد گروهي: فعاليت هايي هستند كه هر بار با توليد هر نوع محصول انجام ميشوند. اين فعاليت ها به جاي تعداد آحاد توليد شده به نوع محصولات توليد شده بستگي دارند. تهيه ساختار محصولات نمونه اي از انجام فعاليت هاي گروهي است.
- فعاليت هاي مربوط به مشتري: فعاليت هايي هستند كه براي مشتري يا كانال هاي توزيع و پخش، انجام ميشوند. انجام سفارش يك مشتري نمونه اي از انجام فعاليت هاي مشتري است.
- فعاليت هاي مربوط به اداره كارخانه: فعاليت هايي هستند كه براي كمك به فرآيندهاي عمومي و مديريت انجام ميشوند.
تخمين هزينه پروژه ها و فرضيات آن
- شهودي
- مقايسه اي
- پارامتري
- آناليزي
از بحث بالا نتيجه گرفته ميشود كه، پروژهها دو مشخصه مربوط به سازمان هاي ساخت و توليد مدرن را كه باعث توسعه هزينه يابي بر مبناي فعاليت ميشوند را نشان ميدهند:
براي بكارگيري ABC در حيطه مديريت پروژه، بايد يك چارچوب سلسله مراتبي داشته باشيم كه تخصيص هزينه ها به سطوح را بر مبناي فعاليت هاي موردنياز در هر سطح پشتيباني مينمايد. براي اين منظور دو روش ممكن وجود دارد:
- استفاده از يك ساختار
- سلسله مراتبي موجود، يا توسعه روشي جديد مختص اين هدف
بیشتر بخوانید: سیستم بهای تمام شده و فاز های عملیاتی آن
ساختار تخصيص هزينه كلي
بالاترين سطح، بعنوان سطح سازمان بوده و قابل مقايسه با سطح اداره كارخانه يا سازمان در ساختار ABC مورد نظر است. اين سطح شامل فعاليت هايي ميباشد كه، جهت استراتژي هاي كلي و همچنين زير بناي اقتصادي سازماني براي همه پروژه ها را فراهم و پشتيباني مينمايد. فعاليت هايي كه در اين سطح هستند بدون توجه به تعداد واقعي پروژه هاي فعال در سازمان انجام ميشوند. مثال هايي از نمونه فعاليت هاي اين سطح عبارتند از:
سطح دوم سطح پروژه بوده كه شبيه به سطح توليد واحدي محصول در ساختار ABC مورد نظر ميباشد. در يك زمان ممكن است كه چندين پروژه (در مراحل مختلف از انجام) در سازمان فعال باشد.
سطح سوم سطح تحويل بسته اي ميباشد كه شبيه به سطح بچ يا توليد دسته اي در ساختارABC مورد نظر است كه، شامل تحويل پروژه به مشتري در صورت تكميل آن ميباشد. براي مثال، جدول 1 كه از Elnathan, Raz اقتباس شده است، بسته هاي تحويلي كه در بيشتر پروژه هاي سيستم هاي اطلاعاتي موجود است را نشان ميدهد كه به سه نوع اصلي نرم افزار، سخت افزار و مستندات تقسيم ميشود.
هر پروژه تعدادي از بسته هاي تحويلي (كه ممكن است متفاوت باشند) را بر حسب طبيعت محتوايشان شامل ميشود. اما هر بسته قابل تحويل، مشابه به تنظيم ساخت و توليد مابين بچ ها و واحدها، از تعدادي واحدهاي هم نوع تشكيل شده است. براي مثال، داده هاي مبتني بر بسته هاي تحويلي شامل يك تعداد از فايل هايي ميباشند كه در پايين ترين سطح سلسله مراتبي بعنوان سطح واحد قرار دارند. ساختار سلسله مراتبي توضيح داده شده در شكل 1 ارائه شده است.
تخصيص هزينه
توسعه اصلي ABC با سازمان هاي ساخت و توليد، متناسب شده است و هدفش تخمين هزينه واحد با دقت بيشتر ميباشد. اين حالت در مديريت پروژه با هدف تخمين هزينه تمام پروژه مدنظر ميباشد. در نتيجه، بجاي تخصيص هزينه ها به انواع متفاوت واحدهاي توليد شده توسط پروژه، مايليم هزينه كل پروژه را بعنوان يك واحد تنهاي كاري محاسبه كنيم. هزينه كل پروژه معادل است با مجموع:
- هزينه فعاليت هاي موردنياز، تا همه واحدها در بسته هاي مناسب توليد شوند
- هزينه فعاليت هاي مربوط به سطح تحويل بسته
- هزينه فعاليت هاي مربوط سطح پروژه
- بخشي از هزينه هاي غير مستقيم ايجاد شده توسط سازمان
هزينه هاي مستقيم شامل هزينه هاي خريد و توسعه ميباشد. كه هزينه هاي خريد شامل هزينه هاي مرتبط با مصارف مستقيم و هزينه هاي بهبود شامل هزينه هاي طراحي، ساخت و آزمايش واحدها (كه برآورد اين هزينه ها بر مبناي نوع، اندازه و پيچيدگي واحدها است) ميباشد.
هدف اصلي ABC تخصيص هزينه هاي غيرمستقيم در سطوح مختلف سلسله مراتبي با استفاده از عوامل موجد هزينه مناسب ميباشد. مدل ABC فعاليت ها و نيز منابعي كه توسط آنها مصرف ميشوند را در هر سطح شناسايي نموده و سپس با استفاده از اصول متعدد تخصيص و برخي از عواملي كه هزينه ها را شامل ميشوند به محصولات (يا خدمات) هزينه هاي مربوط به آنها را تخصيص ميدهند. در جدول 2 برخي از فعاليت هاي لازم براي يك پروژه نوعي به همراه عوامل موجد هزينه و سطوح مربوط به آنها در سلسله مراتبي ارائه شده است.
مثال عددي و تجزيه و تحليل هزينه ها با ABC
- مدت زماني كه براي انجام پروژهها در اختيار داريم تقريباً 150ساعت كاري باشد.
- نرخ هر ساعت كاري براي مديران پروژه برابر 40هزار تومان باشد.
- هزينه كلي كه در اختيار داريم برابر 6000هزار تومان باشد.
در روش سنتي محاسبه هزينه، هزينه مديران پروژه بعنوان هزينه غير مستقيم در نظر گرفته ميشود يعني بعنوان يك درصد ثابت از هزينه هاي مستقيم. بر اين اساس نسبت تخصيص هزينه مديران پروژه به هزينه هاي غير مستقيم بصورت زير خواهد شد:
نتيجه گيري
هزينه يابي بر مبناي فعاليت اطلاعات دقيقي مربوط به هزينه ها فراهم مي نمايد. مديريت با استفاده از اين اطلاعات (شكل گيري رويكرد مديريت بر مبناي فعاليت) اقدامات اوليه را در جهت بهبود فرآيندها، فعاليت ها، منابع و مصرف آنها و بطور خلاصه كليه هزينه هاي مرتبط با آنها انجام ميدهد تا بتواند با تجزيه و تحليل اطلاعات، فعاليت ها و هزينه هاي مربوطه و نيز بكارگيري مستمر سيستم ABC اهداف موردنظر سازمان را برآورد نمايد. اجراي سيستم ABC علاوه بر تخمين هزينه محصولات، اطلاعات ارزشمند مورد نياز ABM را در اختيار مدير پروژه قرار ميدهد. هزينه يابي در سطوح مختلف پروژه و سطوح زير مونتاژها اطلاعات مفيدي را به منظور تصميم گيري ها و خريدها در اختيار مديريت سازمان قرار ميدهد. بنابراين يك شركت به كمك ABC و ABM ميتواند به طور صحيح هزينه واقعي و سودآوري تمامي محصولات توليدي را محاسبه و با تجزيه و تحليل فعاليت ها، فعاليت هاي داراي ارزش افزوده و فاقد ارزش افزوده را مشخص و در نهايت در جهت حذف فعاليت هاي فاقد ارزش افزوده اقدام نمايد.
بدون دیدگاه